A Zoom-találkozók kezelése

8
A Zoom-találkozók kezelése

Közzétéve: 2022. január 10 johnspence

Iratkozz fel János blogjára

A legújabb blogfrissítések a postaládájába kerülnek.

Ezt a feljegyzést elküldtem az egyik coaching ügyfelemnek. A Covid miatt szinte minden kapcsolata a csapatával a Zoom találkozókon keresztül zajlott, ezért tanácsot kért tőlem, hogyan tehetem azokat a lehető leghatékonyabbá.

Vörösbegy,

A múlt heti megbeszélésünk alapján ezt az áttekintést szerettem volna összeállítani, hogy javítsam a Zoom-találkozókat. Biztos vagyok benne, hogy ezeknek a dolgoknak a nagy többségét már ismeri, és meg is csinálja, de jó, ha van egy emlékeztető, és esetleg felvesz néhány új trükköt. Itt van minden, ami eszembe jutott.

1. Legyen napirended.

Üljön le legalább három-négy perccel az ülés előtt, vegyen elő egy papírt, és készüljön fel a találkozóra, akárcsak egy szokásos találkozón. Legyen napirendje, konkrét célja az értekezletnek, és legyen listája a megosztandó információkról és az összegyűjtendő információkról. Még ha nem is vezeti a Zoom találkozót, akkor is rendkívül jól felkészültnek kell lennie.

2. Mielőtt csatlakozik, tisztítsa meg az íróasztalát és az elméjét.

Kapcsolja ki a többi monitort, ha rendelkezik velük, kapcsolja ki a telefont, és szerezzen egy tiszta részt az asztalán, ahol leülhet és jegyzeteket készíthet zavaró tényezők nélkül. Teljesen a találkozóra összpontosítson. Ne próbáljon többfeladatot végezni.

3. Gyere felkészülten.

Legyen kéznél minden olyan információ, amelyre szüksége lehet az értekezlethez: naptár, jelentések, adatok, feljegyzések, szervezeti diagram. Nem akarja ezt a cuccot keresni a találkozó során. Ezenkívül gondosan olvassa el az értekezletre vonatkozó összes megjegyzést vagy információt.

4. Győződjön meg arról, hogy jól néz ki a Zoom híváson.

Kerülje a háttérvilágítást. Jó világítást biztosítson arcának. Használjon jó minőségű kamerát és mikrofont. Ha zöld képernyő nélkül megy, ügyeljen arra, hogy mögötte tiszta légkör legyen, és ne zavarja el a figyelmet. Továbbá, ha zöld képernyőt használ, ügyeljen arra, hogy a választott háttér ne vonja el a figyelmet. Beszélgetés közben nézzen közvetlenül a kamerába. Így úgy fog tűnni, mintha szemkontaktust létesítesz másokkal a hívás során. Ha az emberek nem látnak és nem hallanak tisztán, az drámaian rontja a találkozó sikerét.

5. Győződjön meg arról, hogy világos alapszabályok és elvárások vonatkoznak a találkozóra.

Meddig tart a Zoom találkozó? Mi a találkozó általános célja? Ki van a hívásban és miért? Mi a találkozó konkrétan kívánt eredménye? Ez csak néhány másodpercet vesz igénybe, de fontos meghatározni a hangot, és ellenőrizni, miért van szükség erre a találkozóra. Ha Ön az értekezlet felelőse, nagyon javaslom, hogy ezt az információt legalább egy nappal az ülés előtt küldje ki, hogy mindenki ismerje az alapszabályokat, és felkészülten jöjjön el az ülésre.

6. Az értekezlet során használja az alábbi eszközöket, hogy a beszélgetés fókuszált és megfelelő legyen:

  • Mindenki részt vesz: Időnként konzultáljon bizonyos emberekkel, hogy megbizonyosodjon arról, hogy elköteleződtek-e, vagy hogy megismertesse egyedi szakértelmüket vagy véleményüket. John, mit gondolsz erről? Wendy, van valami hozzáfűznivalód? Bob, szeretném hallani a gondolatait erről. Sue, egy ideje nem hallottunk felőled; mit gondolsz erről az ötletről?
  • Felfogást ellenőrző kérdések: Ez jól hangzik? Milyen problémákat lát? Egyáltalán kényelmetlen ez valakinek? Van valakinek gondja? Ez 100%-ban egyértelmű? Ez ésszerűnek tűnik? Miről kell többet beszélnünk, miközben mindenki telefonál? Van olyan kérdés, amit elfelejtettünk feltenni, vagy bármi, amit kihagytunk?
  • Ellenőrző kérdések: Ez segít „szabályozni”, hogy egy személy mennyi információt ad át – akár nagyon koncentrált, akár átfogó választ. Mi az első számú probléma a… Kérem, mondja meg, hogy Ön szerint mi a három legfontosabb ok… Milyen problémák állnak körül… Megosztana velünk mindent, amiről úgy érzi, tudnunk kell… Ön szerint mit tart a két vagy három legfontosabbnak… Annyira részletesen amennyire csak lehetséges, segítene megérteni a gondolatait…
  • Párnák: Amit egy nehéz vagy éles kérdés elé teszel, hogy könnyebb legyen, és mutasd a másik személynek, hogy azért teszed fel ezt a nehéz kérdést, mert segíteni próbálsz neki. Hogy jobban tudjam támogatni a csapatát, elmagyarázná nekem… Hogy megbizonyosodjon arról, hogy megvan, amire szüksége van, kérem, ossza meg velem… Mivel tudom, hogy ez fontos számodra, szánsz rá egy kis időt, hogy végigcsináld…
  • Állapotnyilatkozat: Ezt teszed egy nehéz vagy határozott kérdés elé, hogy megmagyarázd, miért tedd fel: Átnéztem a jelentést, és észrevettem a XXX-et, ami elgondolkodtatott… Beszéltem Freddel az informatikából, és ő egy kiváló megjegyzést hozott; úgy érezte… Ma reggel olvastam a Wall Street Journalt, és láttam egy cikket a XXX-ről, ami arra késztetett, hogy elgondolkodjak… hogyan látod?

Az alábbiakban felsoroljuk azokat a kérdéseket, amelyek segítenek megőrizni a beszélgetést koncentráltan, produktívan és helyesen tartani:

  • Menj/Nem megy: Egyáltalán kell erről beszélnünk? Van egyáltalán jogunk meghozni ezt a döntést? Vajon mi vagyunk a megfelelő emberek, hogy megvitassák? A megfelelő emberek vannak a hívásban? Most van a legalkalmasabb az idő ennek megvitatására? Ez a megfelelő dolog, amire most összpontosítanunk kell? Jobb lenne ezt személyesen/e-mailben intézni?
  • Pontosítás: Konkrétan mire gondolsz? Más szóval, úgy tűnik, amit mondasz… Mindenből, amit hallottam, az az érzésem, hogy a fő problémák a következők… Nem vagyok benne biztos, hogy pontosan értem, mire céloz; szánna egy percet a pontosításra… Az Ön által megadott számok alapján úgy néz ki, hogy… igaz? Tudnál konkrétabban? Adna nekünk egy kicsit részletesebben?
  • Feltételezések: Honnan tudjuk, hogy ez igaz? Hogyan lehetünk biztosak abban, hogy ezek a számok helyesek? Milyen feltételezésekre alapozzuk ezt? Hogyan mérték ezt? Mi volt az információgyűjtés módszertana? Ki szolgáltatta ezt az információt? Milyen ez még? Miben más ez? Mi lehet a baj? Mi ebben az egyedi?
  • Ok-okozati összefüggés: Mi okozta ezt? Ki volt a felelős azért, hogy ez megtörtént? Szerinted mi volt a kiváltó ok? Ki hozta meg ezt a döntést? Mi váltotta ki, hogy ez megtörténjen? Ön szerint kik vagy mik voltak ennek a fő mozgatórugói? Mi vezetett bennünket ehhez a pozícióhoz?
  • Hatás: szerinted mi fog történni? Milyen hatással lesz ez… Mi lesz a várható kimenetel? Hogyan fájhat ez nekünk? Milyen alternatívákat lát? Vannak előnyei? Ön szerint mennyi a valószínűsége, hogy ez megtörténik?
  • Műveletek: Mit kell először tennünk? Mik legyenek a következő lépések? Merre menjünk tovább? Hogyan akarod ezt kezelni? Ki lesz a felelős? Honnan fogjuk tudni, hogy néz ki a siker? Mi a megvalósítási terv? Kinek van felelőssége?

7. Mivel nagyszerű kérdéseket tesz fel, a következő lépés az, hogy kiválóan hallgatja meg a válaszokat.

Számomra ennek egyetlen módja az, hogy eltávolítok minden zavaró tényezőt. Azt is megismétlem, amit az illető mond újra és újra a fejemben, hogy távol tartsam a mentális fecsegést, és segítsek az agyamba zárni az információt. Állandóan összefoglalom és átfogalmazom megjegyzéseiket a fejemben, hogy továbbra is arra koncentráljak, amit mondanak, milyen fontos szempontokat fogalmaznak meg, és a főbb gondolatokat, amelyeket kifejeznek.

8. A kiváló zenehallgatás mellett kiváló jegyzetelés is.

A kulcs itt az, hogy hozzon létre magának egy rendszert, amellyel gyorsan és egyszerűen megszerezheti a legkritikusabb információkat – mintegy az Ön egyedi rövidítését, az Ön számára érthető szimbólumokkal és szavakkal. Nem tudom eléggé hangsúlyozni, milyen értékes lehet a jó jegyzetelés; nem egyszer volt karriermentő számomra. Ügyeljen arra, hogy minden feljegyzés dátuma legyen, felsorolja a Zoom értekezleten résztvevő személyeket, és jelezze a kritikus információkat.

9. Akció lépései.

Soha ne fejezze be a találkozót anélkül, hogy egyértelműen meghatározná, mi fog történni ezután, és ki a felelős ezért. A következő lépés egy újabb megbeszélés, egy e-mail, egy projekt elindítása vagy befejezése lehet. Ennek kiváló módja, ha jegyzetei segítségével gyorsan összefoglalja a főbb témákat. Ellenőrizze, hogy mindenki egyetért-e. Ezenkívül sorolja fel a művelet lépéseit és a műveletek tulajdonosait. Ezután kérjen igazolást.

10. Egy utolsó lehetőség.

A Zoom-találkozókat általában azzal zárom, hogy egy utolsó lehetőség van arra, hogy bárki véleményt nyilvánítson vagy aggodalmát fejezze ki. A standard sorom a következő: Indulás előtt van-e kérdése, aggálya, problémája, visszajelzése, visszajelzése vagy bármi más, amit felajánlhatna?

11. Tekintse át a fontos információkat.

Közvetlenül a megbeszélés után szánjon egy-két percet a jegyzetek áttekintésére. Adjon meg információkat, ahol szükséges, és rögzítse a jegyzeteket.

12. Kövesse nyomon.

A Zoom értekezletet gyakran követem egy gyors összefoglalóval minden résztvevő számára, amelyben megismétlem a kulcsfontosságú pontokat és a cselekvési lépéseket/akciók tulajdonosait.

13. Találkozási gondok.

Ha úgy tűnik, hogy egy találkozó nem sikerül jól, azonnal kapcsolatba lépek néhány kulcsfontosságú emberrel, hogy megvitassák aggályaikat.

Nos, most nagyjából ennyi jut eszembe; ha több jut eszembe, elküldöm. Ahogy az elején mondtam, valószínűleg már sokat tudott ebből; a kérdés azonban egyszerű: Minden fontos Zoom-hívásnál megteszed ezeket?


Ha kapcsolatba szeretnél lépni velem, szívesen meghallgatom. Kérjük, látogassa meg webhelyemet a címen https://johnspence.com/contact/ és tudassa velem, hogyan segíthetek.

Iratkozz fel János blogjára

A legújabb blogfrissítések a postaládájába kerülnek.

Tegyél fel egy kérdést Jánosnak

Johnt semmi sem motiválja jobban, mint látni, hogy ügyfelei sikeresek. Ha kérdésed van, tedd fel neki! Szívesen segít, ha tud.

Kérdezd meg Johnt

Leave a Reply